Раньше мне было интересно, что бы ощутил мой дед, имеющий в качестве средства передвижения только лошадь да повозку, если бы дожил до наших дней и увидел вместо телег с мотором роскошные полностью автоматизированные скоростные автомобили.

В недалеком прошлом наше отношение к компьютеру, как когда-то к автомобилю, прошло через несколько стадий: первоначальное подозрение, страх перед его сложным устройством и мощью, благоговейный трепет перед его престижем, удивление его возможностями. Как и автомобиль, компьютер может разорить нас до нитки и причинить нам физический вред, если мы не умеем с ним правильно обращаться. Со всей техникой случаются какие-нибудь злоключения, и быть ее хозяином непросто.

Компьютеры и дополняющее их оборудование стали частью нашей жизни, они помогают нам выполнять множество задач: писать, создавать базы данных, печатать документы, делать описи, проектировать, планировать, хранить различную информацию, искать материал в Интернете и даже считать. Современные самоучители часто упускают из виду некоторые приемы, позволяющие сделать общение с компьютером проще. Компьютеры стали настолько популярными, что были написаны целые книги о том, как использовать их на рабочем месте наиболее рационально (а рациональность - синоним простоты). Только взгляните на толстые каталоги книг, посвященных компьютерам, и это не считая справочников, цель которых - более доступно изложить то, что описано в инструкции (а эти справочники часто насчитывают до 750 страниц и выше!) Так как все возможные советы уже даны задолго до появления этой книги, рекомендации, данные в этой главе, вряд ли помогут при работе с конкретными программами и, скорее всего, покажутся вам непривычно лаконичными. Многие специальные советы можно найти в определенных главах: например, некоторые указания для работы с электронной почтой находятся в главе № 7, «Переписка». Итак, я ограничусь лишь некоторыми простыми принципами и рекомендациями.

Прежде всего, я прошу руководителей компаний обратить внимание на одно большое замечание: очень часто при покупке компьютера, компьютерного оборудования или программного обеспечения люди не консультируются с продавцами. Они не спрашивают о параметрах компьютера и его возможностях. Нередко в компаниях компьютеры покупаются для сотрудников, которых в них не нуждаются, либо без всякой надобности приобретается слишком дорогое оборудование: «Он вицепрезидент, ему нужен более мощный компьютер».

Вице-президент может использовать его только один раз в день, а ассистент тратит больше времени на всевозможные встречи, чем на работу за компьютером, и гораздо больше нуждается в блокноте.

В большинстве компаний далеко не каждый сотрудник нуждается в доступе к Интернету, высокоскоростном процессоре, гигабайте оперативной памяти и персональном лазерном принтере. Используйте только то, что вам действительно нужно.

Не тратьте время и энергию на то, чтобы обеспечить всех менеджеров 21-дюймовым монитором, высокоскоростным факсом и сверхсовременной видеокартой.

Если у вас нет действительно необходимого оборудования, не жалуйтесь, а подробно опишите начальству, что вам требуется для работы, и как приобретение этой техники окупится для компании.

Если вы нуждаетесь в совете по поводу покупки компьютера или программного обеспечения, прочтите короткие подсказки в главе № 12, «Домашний офис».

Многие компании покупают одну программу и копируют, копируют, копируют. Между тем нарушение авторских прав - неэтично и незаконно.

Не забывайте об этом. Если вы имеете отношение к решению вопросов в этой области, покупайте лицензионный продукт.

Создайте упорядоченный список электронных адресов и гиперссылок, которыми пользуются сотрудники компании. Определитесь, как вы будете хранить факсы, записи и файлы. Единая система упростит работу в офисе.

Убедитесь в том, что дата и время на распечатанных документах совпадают с реальными, а также с указанными в соответствующих сохраненных файлах на компьютере. Это особенно важно при распечатке документов в нескольких экземплярах и составлении статистических отчетов.

Существуют программы, позволяющие работать с содержимым вашего офисного компьютера дома или в дороге, если у вас имеется портативный компьютер. Вы можете читать, редактировать и сохранять файлы как в офисе, так и дома. Это избавит вас от необходимости постоянно переписывать информацию с диска на диск, запоминать, какие файлы и где вам были нужны, вам не придется согласовывать между собой несколько версий одного и того же документа, помещенного на разных компьютерах.

Присвойте каждому проекту свой номер и поместите их в один каталог. Картотека всех документов пусть хранится в отдельной папке и находится в соответствующем подкаталоге. К примеру, предложения субсидий на организацию общественного сада будет проектом номер 251. Назовите подкаталог «251 Сад» и храните все документы, касающиеся этого проекта, в этой папке под именами «251 счета», «251 оборуд.» и т.д.

Обучаясь работе с новой программой поначалу записывайте всю важную информацию на карточках в алфавитном порядке и пользуйтесь ими, пока навык пользования программой не будет доведен до автоматизма. Таким образом вы избавитесь от необходимости каждый раз искать подсказки в толстых учебниках. Как вариант, используйте текстовые редакторы типа Блокнот, кото рые имеются во многих операционных системах, в том числе и в Microsoft Windows.

Найдите время для того, чтобы научиться владеть программой так хорошо, чтобы интуитивно чувствовать, какую команду следует задать далее.

Проявите творчество, и, возможно, у вас родятся оригинальные идеи, как усовершенствовать эту программу, упростив таким образом работу.

Многие современные справочники предлагают пользоваться «быстрыми клавишами», позволяющими рационализировать выполнение часто повторяющихся действий. Если вам попал в руки подобный справочник, не пытайтесь прочесть его целиком и сразу. Ваш ум вскипит. Вместо этого определитесь, какое повторяющееся задание вы хотите рационализировать. Затем попробуйте использовать функцию подсказки, встроенную в программу, иногда это действительно может помочь.

Если информация для вас недостаточна, найдите в инструкции, прилагающейся к этой программе, полный список «быстрых клавиш». Не забудьте про еще один вариант: проконсультируйтесь у кого-либо, кто уже пользовался этой программой.

Не откладывая, научитесь пользоваться основными командами, позволяющими свести трудные, повторяющиеся команды к одному нажатию клавиши.

Запрограммировать и отредактировать «быстрые клавиши» обычно не составляет труда, и полчаса, потраченные на настройку основных команд, сэкономят вам много часов в будущем.

Не допускайте перегревания компьютера и убедитесь в том, что вокруг него есть пространство, необходимое для вентиляции (если это портативный компьютер, то оно располагается под ним).

Если сотрудникам офиса требуется обучение, выбор в пользу однодневных, интенсивных курсов в большинстве случаев является ошибочным.

Такие курсы, как правило, предполагают усвоение большого количества информации за кратчайшие сроки и лишь сбивают людей с толку. Только посмотрите на эти испуганные лица!

Компании выбрасывают на ветер огромные денежные суммы, когда посылают пять человек из одного и того же офиса на дорогие однодневные семинары (где вы узнаете много такого, что никогда не пригодится вам в работе, а инструктор будет стараться впихнуть вам в голову как можно больше информации).

Лучше попросите руководство компании оплатить вам вечерние курсы длительностью в один семестр в местном общественном центре. Когда вы их пройдете, то вполне можете передать основные навыки коллегам.

Вытирайте с компьютера пыль как можно чаще.

Вы можете очистить клавиатуру при помощи ластика.

Очищайте от пыли отверстие вентилятора компьютера. Когда оно забито пылью, компьютер перегревается.

Регулярно чистите мышку. Сейчас в продаже доступны оптические мышки без ролика, к которым не прилипают грязь и волоски. Например, компания «Logitech» производит герметичные мышки, в которые не попадает мусор.

Существуют доступные средства для чистки дисководов и устройств чтения компакт-дисков, используйте их, и дисковод отплатит вам долгой и исправной работой.

Повторяйте как заклинание: «беречь… беречь… беречь…»

Не реже одного раза в неделю проводите проверку и дефрагментацию жесткого диска при помощи пакета программ Norton Utilities. Это оптимизирует размещение файлов на диске, в результате чего работа с ними будет происходить без неприятных пауз.

После перемещения компьютера убедитесь в том, что все провода подключены правильно: выключите компьютер, затем с помощью скотча приклейте к каждому проводу и соответствующему разъему бумажку с номером.

Лучше всего от перебоев в электросети компьютер защитит система бесперебойного электропитания.

Она позволяет автоматически отключать питание вечером, защитить компьютер от скачков напряжения в сети, которые могут причинить машине серьезный вред, и кроме этого обеспечивает подачу напряжения в случаях отключения электричества.

Это даст вам время закрыть все приложения, которые вы в данный момент используете, и не допустить потери данных. (Однако система бесперебойного электропитания не спасет вашу работу, если на момент сбоя в электросети вас не будет на рабочем месте.) Большинство принтеров работают от большего напряжения, чем то, которое может обеспечить система бесперебойного электропитания, поэтому их следует подключить через сетевой фильтр, подавляющий скачки напряжения, которым снабжены, например, удлинители производства фирмы «Пилот». Обычные удлинители не имеют такой системы защиты, и не стоит надеяться, что они спасут технику от последствий стихийных бедствий.

Не покупайте слишком дорогие розетки с функцией защиты от перепадов напряжения, - все они выполняют одинаковую функцию, и одна из них не спасет вас от неожиданной забастовки энергетиков.

Храните диски и другие носители в безопасном месте:

• Не допускайте попадания на них прямых солнечных лучей.

• Не допускайте их намокания (кофе может убить их).

• Держите их подальше от магнитов (структура поверхности диска и магнитной ленты может быть повреждена под действием магнита, что приведет к потере или искажению данных).

• Носители, содержащие важную информацию, храните в специальных ящиках или сейфах: это позволит спасти данные в случае пожара и других происшествий.

• Если ваш компьютер вдруг начал вести себя странно, вспомните и запишите последние действия и команды, которые вы произвели. Аккуратно перепишите все сообщения, которые выдает компьютер, даже если не понимаете их смысл: это поможет системному администратору установить причину неисправности.

• Причина большинства неисправностей - сбои в работе программ. Чтобы быть к ним готовым, регулярно сохраняйте файлы и делайте резервные копии. Обновляйте программы. Используйте антивирусные программы. Если вы вычислили причину неполадки, запишите ее на бумаге, так как она может случиться снова.

Никогда не пропускайте один и тот же листок бумаги через лазерный принтер дважды. Бумага в принтерах этого типа сильно нагревается, отчего начинает закручиваться. Когда мы пропускаем бумагу через принтер повторно, от ее поверхности отделяются маленькие частички, засоряющие принтер, что сокращает срок его службы.

Если у вас струйный принтер, убедитесь в том, что используете подходящую для него бумагу, иначе качество печати будет низким. Используйте только оригинальные картриджи.

Храните загрузочные дискеты и компакт-диски с программами в доступном месте, чтобы в случае поломки винчестера вы смогли запустить компьютер с загрузочного диска, записать заново программы, а также проверить диск и программы на наличие ошибок.

Работая за компьютером, следите за осанкой, держите спину прямой. Поставьте монитор на коробку, если это поможет вам работать без напряжения.

Приподнимите сиденье стула, отрегулируйте наклон монитора, настройте яркость экрана монитора, по желанию измените цвет рабочего стола.

Если вы работаете в очках, убедитесь, что они подходят для работы с компьютером, в противном случае у вас может заболеть голова.

Если у вас близорукость, и вы носите бифокальные очки, подумайте над тем, чтобы приобрести два комплекта очков, один из которых вы будете использовать только в работе с компьютером. Это более удобно, поскольку избавит вас от необходимости менять линзы.

Пользуясь мышкой, не перемещайте руку по всему столу, двигайте только кистью. Установите подходящую скорость указателя. Для большего удобства и профилактики усталости вы также можете приобрести всевозможные валики для запястья, впрочем скрученное в валик полотенце справится с этой задачей не хуже.

Нe забывайте о том, что все решения принимаете вы! Однажды я услышал от одного знакомого фразу, которая заставила меня содрогнуться.

В тот момент я мучился над принятием важного решения, и он посоветовал мне обратиться за помощью к компьютеру: «Не думай об этом, компьютер подскажет тебе, как лучше поступить». Но послушайте: компьютер - это только предмет, который хранит и перерабатывает информацию, это инструмент, он не может взвесить все «за» и «против» и принять решение. Когда вы заносите «параметры» вашей проблемы в компьютер, надеясь таким образом получить правильный ответ, теряется контроль над ситуацией, снижаются производительность и качество работы. Вклад личности в принятие решения важен намного больше, чем математические подсчеты и вычисления.