Работать было бы проще, будь у меня больше времени». «Это дело обрушилось на меня так невовремя». «Было бы в сутках побольше часов…» «Караул, близится срок завершения проекта!»

Мы все обладаем личным временем, но время к нам безразлично, и мы не в силах изменить его течение. Мы не можем ни растянуть его, ни ускорить, но только использовать. Человек способен влиять на обстоятельства, но не на время.

Нe так давно я проводил в одной школе семинар, посвященный проблеме повышения успеваемости.

Участникам было предложено выполнить разминочное упражнение: требовалось начертить круг и разделить его на сегменты, показав таким образом распределение времени в течение дня. Затем каждый участник семинара рассказывал, что у него получилось в результате.

У всех до единого результат вышел одинаковым: перегрузка! Ни в одном круге не осталось ни одного свободного сегмента. Все школьники были разочарованы, что в их графике не было свободного времени, которое можно было бы посвятить себе, какому-либо интересному проекту или общественной работе. Большинство из них жили ожиданием того дня, когда они закончат очередное текущее дело и смогут втиснуть в свои круги действительно важное занятие.

Но мы-то знаем, что это заблуждение: в будущем свободного времени не прибавится. Как ни странно, степень нашей занятости растет пропорционально опыту и квалификации. Чем больше мы можем сделать, тем за большее количество дел и за более грандиозные проекты мы беремся, и тем больше добавляется попутной работы (считайте, что это комплимент!).

И так, какие у нас имеются варианты? Накапливать дела (стрессовая и неприятная процедура) или изменять обстоятельства вокруг нас, разделив пирог на части заново? Желание жить по единожды установленному графику - ошибочный путь выполнения домашних или служебных дел. Мы не должны всегда мириться с теми обстоятельствами, ко торые на данный момент являются частью нашей жизни, не обязаны тратить на них время и пребывать в плохом настроении.

Рутина ворует у нас больше времени, чем чтолибо еще. Мы должны постоянно критически пересматривать наши планы, цели и проекты, чтобы заменить непродуктивные куски «пирога» действительно значимыми для нас порциями.

Если мы постоянно смотрим на часы - это плохой знак. Он свидетельствует о том, что наши мысли сосредоточены не на работе, а на желании поскорее ее закончить. К тому же постоянные беглые взгляды вверх, в сторону часов, не впечатляют наших сослуживцев.

Дв а человека помогли мне избавиться от привычки смотреть на часы: первой была учительница, преподававшая у нас в школе, когда я учился в седьмом классе. Однажды она заметила, что я с большим интересом смотрю на часы, висевшие над портретом Джорджа Вашингтона, и протянула мне листок с контрольными вопросами, сказав при этом: «Время еще есть, пишите…»

Второй человек - мой друг, который как-то сказал мне, что часы предназначены для состязания в скорости, а не для того, чтобы узнавать, который час. Таким образом, я открыл для себя новое развлечение - слушать тикание часов и вычислять, как много я могу сделать до того, как истечет время.

Один из способов избавиться от привычки задаваться вопросом «Который час?» - научиться все делать заранее. Тогда вам не придется считать, сколько минут осталось у вас в запасе, и с тревогой следить, как утекают секунды.

По различным данным, собранным в США, была выведена статистика, показывающая, какая часть времени тратится нами на ежедневные ритуалы. Вдумайтесь в эти цифры:

• Пять лет на уборку

• Четыре года на путешествия

• Семь лет на водные процедуры

• Тринадцать лет на просмотр телевизора

• Год на поиск нужной вещи среди разбросанных в беспорядке других вещей и предметов

Мы можем без труда сократить время, затрачиваемое на уборку, до четырех лет, на личную гигиену - до трех лет, на телевизор - до шести лет, и нам станет от этого только лучше.

Год, который тратится на поиск нужной вещи мы можем полностью исключить. Таким образом, у нас появится четырнадцать лет, за которые мы можем переделать много новых, более интересных и полезных занятий.

Привычку смотреть на часы также можно истолковать как желание ускорить бег времени, отпущенного нам в жизни. Наверное, лучший способ борьбы с ней - это переключиться на наиболее интересную нам деятельность. Когда мы действительно заинтересованы в том, чем занимаемся, мы смотрим на часы исключительно чтобы убедиться, что осталось еще время для работы.

В офисе каждому из нас отведено строго определенное место, поэтому все знают, где нас найти.

И действительно, любой сотрудник может в любой удобный для него момент прийти или позвонить, чтобы поболтать на пустяковые темы. Если не установить эффективную дисциплину, офис может превратиться из рабочего места в клуб развлечений.

Перерывы в работе и различные поблажки отвлекают наше внимание от действительно значимых дел. Вместо того, чтобы расправляться с большими порциями работы, мы подбираем крошки с рабочего стола. Опыт показывает: чтобы углубиться в суть дела, требуется потратить около двадцати минут, поэтому частые перерывы в работе чреваты потерей значительной части рабочего времени.

Что же делать?

1. Закройте дверь, попросите оставлять для вас записки и повесьте табличку с надписью «Не беспокоить».

2. Используйте семь часов дня в офисе, концентрируясь на текущей работе. Отведите часть времени на встречи, обед, обмен новостями и другие разговоры, только расправляйтесь со всем этим быстро. Конечно же, всегда возникают неожиданности и непредвиденные ситуации, отвлекающие от работы, но на самом деле их гораздо меньше, чем мы можем себе представить.

3. Даже если офис официально открывается в 9.00, задержите открытие Вашего офиса: оттяните наступление времени входящих звонков и посетителей, скажем, до 10.00.

В этот свободный час спокойно обдумайте работу в целом: составьте план, просмотрите важные дела и отчеты, сделайте срочные звонки.

4. Учредите второй «тихий час». Я, например, работаю дома рано утром, по четыре или пять часов, завершая работу, требующую спокойной обстановки.

Фраза «Это займет всего лишь минуту» означает, что у вас отнимут как минимум минут пятнадцать.

Предоставить одну минуту времени - означает наказать себя на другие четырнадцать.

Дл я того чтобы выкроить немного спокойного рабочего времени без перерывов на «непредвиденные обстоятельства» и в то же время не работать больше сорока часов в неделю, сделайте следующее: если это возможно, выделите на неделе один или два дня, для которых установите такой необычный график: в эти дни приходите на работу очень рано и уходите с работы рано, или приходите поздно и уходите поздно.

Старайтесь избегать сюрпризов. Сюрпризы уместны на вечеринках, но не на рабочем месте.

Непредвиденные обстоятельства означают, что к ним не подготовились должным образом. Они обязательно когда-нибудь случаются, но стоят нам больше, чем запланированные.

Внеплановые перерывы в работе неизбежны. Поэтому старайтесь предвидеть их и не раздражаться, когда они возникают. Напротив, можно воспользоваться моментом и расслабиться, попытаться насладится сменой темпа деятельности.

ЕСЛИ перерывы случаются слишком часто, попробуйте выяснить их причину: возможно, вы назначаете слишком много встреч или плохо планируете свой рабочий день. В любом случае попробуйте извлечь из этих перерывов максимальную пользу.

Сократите количество приемов пищи. Ничто так не отвлекает наше внимание и не отрывает от работы, как вид домашнего шоколадного печенья с орехами или аппетитной пиццы. По меньшей мере 85% людей, даже будучи сытыми, все равно стекаются на обильные пиршества, разбрасывая повсюду крошки и оставляя после себя мусор.

А затем нами овладевает лень, мы становимся медлительными и пребываем в таком состоянии несколько часов.

Стоит ли нам подпрыгивать всякий раз, когда кто-то кричит: «Лягушка!»? На работе, среди сотен дел и внеплановых встреч, ежедневные заботы порой превращаются в хаотичную бессмыслицу.

Нам поступают звонки и письма от многочисленных продавцов, мы получаем приглашения на какие- то невообразимые мероприятия, - просьбы и требования поступают пачками. Что из всей этой груды стоит включать в наш график? Какие телефонные звонки и предложения действительно заслуживают нашего внимания?

Принятие подобных решений требует от нас определенной жесткости. Правила хорошего тона и профессионализм диктуют нам, чтобы в ответ на искренние заботливые предложения и просьбы мы отвечали со всей признательностью и выражали благодарность. Но мне, к примеру, ежедневно поступают десятки звонков от торговых агентов с «выгодными предложениями». Я вновь и вновь повторяю, что их предложение мне не интересно, и если звонки от них продолжают поступать, я игнорирую их с чистой совестью.

Успешный бизнес несовместим с потоком сомнительных просьб, и их необходимо отклонять, дав понять настойчивому собеседнику, что вновь обращаться с ними не стоит. К примеру, в издательском деле можно сделать это одной лаконичной фразой: «Мы принимаем только те рукописи, на которые был заказ» (аналогично в шоу-бизнесе «только через личных агентов»).

Часто один-единственный вежливый ответ или поощрение с нашей стороны оборачиваются бесконечной вереницей контактов и переговоров, идущих вразрез с нашими профессиональными планами и потому совершенно бесперспективных.

Нам следует разработать благоразумную и эффективную стратегию ответов и придерживаться ее, иначе мы рискуем быть захороненными заживо под ворохом сомнительных предложений и просьб.

Пока мы ждем телефонного звонка, или прихода курьера, или еще чьего-нибудь визита, время проходит без всякой пользы.

И это не самый последний повод для тревоги.

Слишком часто, не думая о последствиях, мы назначаем встречу или разговор на утро, вечер, или «на потом». Когда наступит это «потом»? На следующей неделе? Вечер длится минимум пять часов, в результате ожидание может убить половину рабочего дня.

Ожидание кого-то или чего-то мешает другим делам до тех пор, пока не случится ожидаемое.

Что же нам делать? Задавая вопрос «когда? », надо получить на него как можно более точный и конкретный ответ. Чем точнее будет этот ответ, тем большими шансами на победу будем мы обладать.

Даже незначительные задержки в выполнении задания могут отразиться на работе сотен людей и обойтись в тысячи долларов. Рабочий процесс в офисе ведется строго в соответствии с установленным планом. Любые помехи: кто-то не пришел, не доставили вовремя бандероль, опоздали с проверкой, отложили вылет рейса, - вынуждают весь коллектив немедленно подстраиваться под изменившиеся обстоятельства. Результатом могут явиться два десятка «лишних» звонков, заминок в работе и дополнительных заданий, необходимость переделать часть работы заново, пересмотр планов и отмена намеченных ранее мероприятий.

Мы часто шутим на тему опозданий, извиняемся за них и ищем оправдания, но как бы то ни было, мы всегда несем ответственность за невыполнение работы в срок. Чтобы усложнить себе работу или порадовать конкурента, нет более простого способа, чем постоянно «не укладываться в сроки».

Задержки в исполнении работы непременно отразятся на вашем положении в офисе не лучшим образом.

Что является главной причиной того, что мы не успеваем завершить работу вовремя? Все очень просто: мы начинаем ее делать слишком поздно!

Подумайте об этом.

Опоздание - нечестный поступок: во-первых, это кража времени и денег, кроме этого оно отнюдь не способствует хорошему настроению.

Многие из тех, кто находит работу сложной, усложняют ее еще больше нерегулярным присутствием на рабочем месте. В этом случае мы не всегда можем начать решать проблемы сразу же, как только они поступили, поэтому даже незначительные проблемы могут немало усложниться.

Нам свойственно недооценивать те негативные последствия, к которым приводит наше отсутствие на рабочем месте, например, в тех случаях, когда мы поздно встаем с постели или вынуждены в рабочее время заниматься личными проблемами. Я знаком с высоким начальником одной компании, который постоянно говорит мне, что он никогда не берет себе отгулы или отпуск, несмотря на положенные ему три недели каникул в год. Но я замечаю, что он время от времени тратит по меньшей мере половину дня на личные дела.

Это всего лишь каких-то три или четыре дня в месяц, но к концу года дни накапливаются, и в конечном итоге составляют сорок два дня, или шесть недель в году! Можно научиться учитывать такие «отсутствия», а деловые люди могут их подсчитать.

Маленькие ручейки образуют бурные реки, а незначительные моменты отсутствия могут вылиться в океан упущенного времени.

Воздержитесь от разговоров. Мы все говорим примерно на 300% больше, чем слушаем, и рабочий кабинет кажется нам прекрасным местом, где можно всласть «почесать языком». Имейте в виду, что это невинное занятие обычно называется «пустой болтовней». Мы делаем это около фонтана, стоя у копировальной машины, у дверей в офис и во время личных телефонных разговоров. Когда шесть или восемь человек встречаются в холле для обсуждения чьей-либо новой прически, попробуйте представить, во сколько обойдется компании эта прическа. Лучше забудьте про прически и пустую болтовню.

Пят ь минут болтовни каждый час - это больше часа потерянного времени в день. Прибавьте к этому двадцать минут, которые вы тратите каждый раз, чтобы снова включиться в работу, и поймете, откуда рождается отчаянный крик «помогите мне справиться с работой!».

Пустопорожние разговоры убивают больше выручки, чем любые колебания на рынке.

Лучше всего использовать один главный календарь, куда будет заноситься информация обо всех событиях, встречах и делах, включая личные, которые могут иметь отношение к нашей деловой деятельности. Не ведите несколько календарей сразу, иначе вы рискуете упустить из виду какуюлибо запись.

Ваш календарь должен быть всегда на виду.

Около календаря поместите блокнот, в котором записывайте всю справочную информацию.

Будучи членом общественной организации, не берите на себя слишком много обязательств!

Создается впечатление, что компания как магнитом притягивает к себе всевозможные организации и объединения: профессиональные, общественные, оказывающие разные услуги. Количество этих клубов, курсов и секций очень велико.

Конечно же, многие из них действительно заслуживают внимания. И еще более несомненно то, что все они желают заполучить нас в свои ряды. Как же нам быть?

Выбирайте тщательно и не вступайте в несколько организаций сразу. На настойчивые звонки отвечайте, что уже достаточно заняты, иначе однажды утром вы проснетесь и обнаружите, что взяли на себя слишком много, и половина вашего времени, энергии и эмоций расходуется на общественные мероприятия и встречи с членами клуба. Мы все хотим честно исполнять однажды взятые обязательства, в то время как следовать требованиям и удовлетворять заявки десяти клубов или объединений одновременно не так легко.

Простая мораль: Возможно, перспектива стать королем чего-либо или мастером на все руки звучит заманчиво, но от этого страдает наша работа.

Вывод: Быть свободным, необремененным бесчисленными обязательствами означает успевать жить и работать.

Если у вас или у вашего начальника есть рабочий план, к которому также обращаются и другие сотрудники, подумайте над тем, чтобы напечатать задания и информацию о встречах на маленьких листочках, которые можно прикалывать на доску объявлений. Это гораздо более удобно и надежно, чем необходимость каждый раз расшифровывать то, что написано неразборчивым почерком. А еще лучше приобретите компьютерную программу, помогающую делать планирование.

Правило номер один для выполнения заданий начальства: максимально нагрузите утро! Планируйте расправиться с поручениями утром, особенно в ранние часы. На это есть 4 причины:

1. Это заставляет вас планировать день заранее.

2. Начав выполнять задания утром, мы закончим их быстрее.

3. Это освобождает вторую половину рабочего дня.

4. Чем раньше мы начнем, тем раньше победим свою нерешительность и не потеряем время на борьбу с безволием.

Худшие часы для выполнения поручений - время до и после обеда (с одиннадцати до двух часов).

В этот промежуток люди чаще опаздывают (например, из-за пробок), уделяют слишком много внимания утолению голода или падают за письменный стол с послеобеденной зевотой.

При составлении плана разделяйте точно определенные и спорные пункты: например встречи с установленным и неустановленным временем. Когда обговариваете время встречи или срок сдачи проекта, будьте уверены в том, что у вас не появится повода его изменить.

Любите свой план работы и не теряйте его! Вы сможете работать легко, если выполните два действия со списком дел:

1. Составите его

2. Будете ему следовать.

Мы все должны составлять свои списки дел сами, так как только мы знаем, что следует в них включить.

Тем не менее позвольте мне дать вам несколько советов:

• Часто план работы составляется в последний момент. Мы стараемся избегать планов на далекое будущее и постоянно оттягиваем составление списка. Обратите внимание, что множество людей, работающих по плану, составляют его задолго до начала выполнения работы. Уделяя составлению плана месяц, а не несколько минут, мы оставляем себе запас времени, необходимый для уточнения деталей и способа реализации запланированного. Одним словом, это вынуждает время работать на нас.

• Не записывайте ваш план на обратной стороне конверта, визитной карточке, ладони или поверхности рабочего стола. Возьмите листок бумаги или купите специальную компьютерную программу и отныне пользуйтесь только ими для записи всех ваших дел. Это облегчит поиск нужной информации в дальнейшем. Храните все сообщения, заметки и прочую информацию в одном месте и периодически вносите необходимые изменения.

• Приучите себя готовиться к телефонным звонкам заранее и составлять краткий список того, что необходимо сказать и выяснить. У каждого из нас имеются списки срочных дел, распоряжений и указаний, а также мест, где в городе можно вкусно поесть, и они служат нам хорошую службу.

Так почему бы нам не составить список тем для предстоящей встречи или телефонного разговора? Обычно мы делаем это только в уме и в самый ответственный момент вспоминаем только 3-4 вопроса из тех 6-8, которые планировали задать. Я всегда составляю маленький список перед каждым телефонным звонком, и это избавляет меня от необходимости перезванивать и лишних трудностей, дорого обходящихся упущений и неизбежных возгласов (сопровождающихся хлопком по лбу) «Ах, забыл!»

Составляйте план для наведения порядка в делах.

Это к тому же создает необходимый настрой на выполнение работы. Вы сможете сделать больше, быстрее и лучше, кроме того получите больше удовольствия от работы. Умение трезво оценивать ситуацию и вовремя расставлять приоритеты в значительной степени облегчает работу, тогда как причиной авралов часто является наше промедление с ее началом.

Если вы сказали себе, что в определенное время закончите работать и уйдете домой, так и сделайте.

Включите в свои планы вечеринку с другом или супругой. Работа становится легче, когда в доме царит счастье. Однако ваши личные интересы не должны мешать деловым планам.

Умение делать несколько дел одновременно это искусство, которому мы постепенно обучаемся.

В начале жизни мы учимся приступать к новой работе после того, как закончили предыдущую.

Эта схема действует до тех пор, пока в нашей жизни и работе не наступает этап, когда приходится успевать больше. Объем нашей работы становится с каждым днем все более значительным,

Обращали ли вы когда-нибудь внимание на то, что когда дела в беспорядке, самые незначительные вещи вроде «вытереть пыль на столе » и «выбросить мусор в корзину» отнимают первенство у действительно важных и, может, даже пугающих заданий?

Окиньте свежим взглядом ваш список проектов.

Выполнение какого из пунктов может значительно облегчить вашу работу (а может, и вашу жизнь), если выполнить его прямо сейчас? Завершение какого дела благотворно скажется на вашей карьере и жизненных целях, освободит больше времени?

А теперь посмотрите, куда делись проблемы из разряда «выбросить мусор в корзину »?

он требует множества контактов с людьми, мы ставим перед собой все новые и новые цели.

В какой-то момент нас перестает удовлетворять последовательный характер действий. Мы вынуждены выполнять несколько дел в одно и то же время.

Шутка про то, что «он не мог идти и жевать жевательную резинку одновременно» уже устарела.

Он - мы - уже не только можем идти и жевать одновременно, но также и одновременно наводить порядок, находить, думать, упражняться, помогать, управлять, собирать и нести.

Делать несколько дел параллельно - все равно что бежать по разным тропинкам. Для этого не требуется чуда, волшебства или особых способностей.

Мы можем делать одновременно столько дел, сколько захотим, и до тех пор, пока не решим остановиться.

Мы сможем справиться с любыми трудностями и сохранить положительный настрой, если забудем про старый, свойственный рутинной работе принцип «не браться за несколько дел сразу». Принцип нескольких тропинок не является образцом привычных многим дисциплины и порядка, но большинство матерей уже сделали из него искусство, вот почему по возвращению на работу они обгоняют многих из нас в скорости выполнения работы по крайней мере в два раза!

В течение рабочего дня мы неоднократно сталкиваемся с необходимостью подождать. Разумно будет извлекать из вынужденных перерывов пользу.

Мы можем выполнить часть рутинной работы, пока говорим по телефону с многословным человеком или ждем, когда нам «перезвонят через секунду, когда загрузится компьютер или распечатается документ. Некоторые идеи для заполнения таких перерывов: найти нужный адрес, выкинуть конверты, наклеить ярлыки на диски, навести порядок в ящиках стола, проверить почту, подшить новые файлы и наклеить на них ярлыки, откорректировать письма, сделать копии, удалить старые файлы с жесткого диска, обновить ваш список проектов.

В офисе мы всегда можем сделать больше дел, чем запланировали, ведь в нашем распоряжении есть семь больших помощников:

• До - до начала рабочего дня.

• После - после того, как все уйдут из офиса.

• Каждый раз - каждый раз, когда в работе неожиданно происходит заминка.

• Пока - пока печатает принтер.

• Во время - во время еды или ожидания звонка.

• Повсюду - повсюду, где посетит вдохновение.

• Потому что - потому что мы можем думать, руководить и жевать жевательную резинку одновременно.

Думайте наперед, старайтесь предвидеть каждый следующий шаг, думайте, как можно приступить к новому заданию, продолжая выполнять старое.

Взгляд в будущее также поможет вам лучше подготовиться к предстоящим поручениям.

Нам следует браться за выполнение работы в ту же минуту, когда она поступает. Пробегайте глазами все документы, отправляйте ненужное в мусорную корзину, а нужное подшивайте в файл или откладывайте в соответствующую стопку. Другими словами, не позволяйте работе накапливаться.

Еще один совет: не откладывайте в долгий ящик несложные задания. Выполните их сразу же, иначе в один прекрасный день окажетесь погребенным под грудой невыполненной работы.

Мы можем перепоручать нашу работу не только подчиненным, но и нашим коллегам, и даже начальникам.

Некоторые поручения имеет смысл отдать внештатным работникам. Многие дела больше под силу людям, обладающим большим влиянием или находящимся на другой ступени социальной лестницы.

Как мы можем спастись от окружающей нас суматохи: моря работы, количество которой все растет, и непредсказуемых событий, мелькающих перед глазами? Один из вариантов - скрепя сердце, окунуться в ворох накопившихся дел.

Сначала беритесь за срочные поручения и приложите все усилия, чтобы побыстрее их выполнить.

Дела, которые могут подождать, занесите в список несрочных дел.

Вы можете дождаться, когда поступит второе срочное поручение, но это рискованно. Доводить до конца два неотложных дела сразу очень непросто, кроме того, есть вероятность, что пострадает качество работы. Если вы протянете время, то рискуете не завершить работу в срок. В том, что задание останется несделанным, пролежав в очереди два с половиной месяца, будет только ваша вина.

Если составленный вами список дел невероятно длинен, вы можете, набравшись храбрости, незамедлительно приступить к их постепенному выполнению. Возможно, это под силу не каждому, но зато в нужных ситуациях, такой метод творит чудеса.

Выберите с десяток самых «горячих» проектов, реализация которых может принести компании значительную прибыль и выгоду.

Поместите их во главу списка и оставьте на время в стороне дела, не относящиеся к выбранным пунктам. Для них можно завести отдельный список.

Вы должны быть готовы к недовольству со стороны начальства и коллег, если ради завершения выбранных проектов вам придется игнорировать некоторые второстепенные поручения и просьбы, даже если они исходят от руководства. Не исключено, что атмосфера в офисе будет весьма накаленной, и вам поначалу придется нелегко. Постарайтесь сохранять мужество и не раздражаться в ответ на упреки сотрудников в том, что вы не принимаете участие в разработке плана работы компании на следующий год и не срываете старые бумаги с доски объявлений. Когда придет время для подведения итогов (повышения зарплаты и продвижения по службе), они вспомнят о том, что именно вы заработали для компании два миллиона долларов, а вовсе не о необработанном вами документе не первой степени важности.

Завершите поручение, которое повысит доход компании, не обращая внимания на недовольство окружающих: эти люди хотят, чтобы вы брались за пятидолларовые и десятидолларовые проекты, а не за действительно серьезные дела.

Не все проекты и задания, с которыми вам приходится сталкиваться, хорошо продуманы. Это может относиться и к поручениям руководства.

Если вы не согласны с конкретным заданием, сообщите об этом начальству: поставьте под сомнение срочность выполнения этого задания и попросите начальника обосновать его значимость. Лучше сейчас перетерпеть гром и молнии, чем взяться за сомнительный проект и в итоге оставить его незавершенным.

Если вы сумели убедить начальника в своей правоте - прекрасно. Возможно, вместе вы сможете найти альтернативный путь к достижению желаемого результата.